Ketika mendengar kata “dokumentasi”, biasanya kata lain yang terbersit di benak kita antara lain “kamera” dan “foto”, ya enggak sobat Nanas? Tapi, dokumentasi sebuah project itu ternyata enggak cuma asal jepret lho, sobat. Terlebih jika kamu seorang project manager yang mengemban kewajiban untuk dokumentasi. Gimana bedanya, dan seperti apa sih dokumentasi project yang proper untuk seorang project manager?
Memahami beda dokumentasi dan fotografi
Dilihat dari arti kata di KBBI aja udah beda ya, sobat. Arti kata dokumentasi adalah pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan berupa gambar, kutipan, dan bahan referensi lainnya. Sedangkan fotografi artinya seni dan penghasilan gambar dan cahaya pada film atau permukaan yang dipekakan. Kelihatan jelas ya, kalau kedua kata ini memiliki tujuan yang berbeda. Jadi, bisa kita pahami kalau tugas dokumentasi project manager itu lebih ke arah mengabadikan momen suatu project untuk kepentingan bukti dan keterangan. Tentunya bentuknya jadi enggak terbatas di gambar aja, tapi bisa dalam berupa catatan juga.
Momen yang didokumentasi pun enggak asal ya, sobat. Kalo sepengetahuan Nanas habis berguru lewat thread edukatif di Twitter @vicarioreinaldo, ada beberapa momen krusial yang enggak boleh dilewatin. Gimana caranya tahu momen-momen krusial mana yang perlu didokumentasi? Kita cari tahu sambil breaking down tiga bagian dari sebuah project ya.
Dokumentasi sebagai project manager: memulai dari tahap planning
Dalam tahap planning, hal yang perlu direkam ya gampangnya adalah rencana project. Tahap planning ini juga biasa disebut project charter atau project brief.
Untuk memulai tahap ini, kita bikin paling enggak enam list yang akan kita dokumentasi. Enam poin ini mencakup latar belakang, tujuan, scope, milestones, team, dan risk. Apa alasan dan tujuan project yang sedang berlangsung ini? Trus, biar enggak ada momen-momen yang terlewatkan, buat batas mana yang akan dan tidak akan dikerjakan. Jangan lupa catat momen penting yang perlu diabadikan dan hal-hal terkait tim yang terlibat juga ya, sobat! Terakhir, perhatikan pula resiko dan workaround project yang sedang kamu kerjakan.
Tapi nih ya sobat, berpegang pada list ini aja enggak cukup loh. Kita juga perlu elaborasi lebih lanjut obyek yang ingin didokumentasi selama berjalannya project. Kalo istilah kerennya sih namanya progressive elaboration!
Dokumentasi project sambil on action!
Setelah project telah resmi dimulai, seperti membuat website misalnya, membelah diri untuk urusan project dan dokumentasi memang enggak gampang. Ya enggak apa-apa, sih. Yang jadi masalah kalo kamu lupa tidak mendokumentasikannya sama sekali. Soalnya kamu tetap harus kasih info ke pihak terkait project-mu, stakeholder misalnya. Percaya enggak percaya, konsisten mendokumentasi project yang sedang kamu garap juga bisa meningkatkan motivasi kerjamu, lho!
Untuk itu, ada baiknya kita stick to the basic four aja ketika mendokumentasi di tengah project yang lagi ongoing. Empat hal itu antara lain progress checkpoint, rencana selanjutnya, kendala yang ditemui, dan poin yang membutuhkan bantuan supervisor. Cukup mudah buat diingat kan ya, sobat?
Menutup dokumentasi project sambil memetik hikmah yang didapat
Project sudah selesai, sekarang waktunya kita melangkah ke project baru. Ets, tunggu dulu. Sebelum beneran menginjak ke project baru, ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan dengan dokumentasi project sebelumnya!
Jawabannya adalah refleksi diri. Kalian bisa banget mencatat keberhasilan kalian di project yang baru saja selesai dan mencari tahu bagian mana yang bisa kalian perbaiki di project selanjutnya. Tentunya, mencatat kedua hal ini sebagai salah satu poin dokumentasi akan sangat berguna buat pembelajaran diri dan juga organisasi.
Berikut beberapa tips yang Nanas bisa bagikan buat sobat-sobat tersayang. Memang enggak gampang sih ya mengaplikasikan semua poin yang Nanas sebutin. Tapi enggak apa-apa, kita mulai pelan-pelan dulu aja. Nanti kalau udah kebiasa, kalian pasti sadar betapa bergunanya dokumentasi project yang tepat sasaran. Nanas wishes all of you luck, ya!
Business consulting photo created by mindandi – www.freepik.com